Platforma B2B — co ustalić przed wdrożeniem?

Opisz jedno zamówienie od początku do końca

Wybierz typowy przypadek i przejdź go z osobą, która na co dzień obsługuje sprzedaż. Jak klient znajduje produkt? Czy zna indeks, kupuje całe opakowania, a może regularnie powtarza tę samą listę? Kto potwierdza warunki i przekazuje zamówienie do realizacji?

Uwzględnij również wyjątki: produkt bez ceny, brak towaru, zamówienie poniżej minimum albo inny adres dostawy. To właśnie one często przesądzają o tym, czy system ułatwi pracę, czy przeniesie ją do kolejnych maili.

Rozdziel dostęp do oferty i prawo do zamawiania

Zdecyduj, czy katalog jest publiczny, kto zakłada konta i jak przypisuje się je do konkretnej firmy. Jeśli kontrahent ma kilka osób kupujących, sprawdź, czy potrzebuje ról i akceptacji zamówień.

Uprawnienia muszą być egzekwowane przez aplikację. Ukrycie przycisku lub ceny na ekranie nie wystarcza, jeśli dane innej firmy nadal można pobrać przez API. W testach trzeba sprawdzić także brak dostępu do cudzych zamówień i dokumentów.

Ustal źródło cen i dostępności

Dla każdej ważnej informacji wskaż system, który rozstrzyga jej aktualną wartość. Może to być ERP, magazyn albo panel platformy. Szczególnie istotne są ceny indywidualne, rabaty, jednostki sprzedaży, podatki i dostępność.

Powiedz wprost, co oznacza informacja w katalogu. Czy stan jest bieżący? Czy cena wymaga potwierdzenia? Co się stanie, jeśli zmieni się pomiędzy dodaniem produktu do koszyka a wysłaniem zamówienia? Interfejs powinien komunikować te zasady, a nie pozostawiać klientowi domysłów.

Sprawdź integrację na konkretnych operacjach

„Integracja z ERP” to za mało do określenia zakresu. Potrzebna jest lista danych, kierunek wymiany, częstotliwość, dokumentacja i możliwość testowania. Osobno sprawdza się pobieranie produktów, cen i stanów, a osobno przekazywanie zamówienia oraz odbieranie jego statusu.

Ustal, co aplikacja zrobi przy przerwie w połączeniu. Zamówienie zapisane w platformie może jeszcze nie istnieć w ERP. Ponowna próba wysłania nie powinna tworzyć drugiego zamówienia. Potrzebny jest sposób rozpoznawania duplikatów, zapisu błędów i ręcznego wyjaśnienia problemu przez obsługę.

Zacznij od pełnego, ograniczonego procesu

Przykładowy pierwszy etap może obejmować zatwierdzonych kontrahentów, wybraną ofertę i przesyłanie zamówień do potwierdzenia przez handlowca. Płatności online, wielostopniowe akceptacje czy kolejne integracje można odłożyć, jeżeli nie są potrzebne do obsługi tego procesu.

Przed startem przejdź testowe zamówienie z klientem i obsługą. Sprawdź właściwą cenę, uprawnienia, brak towaru, ponowne kliknięcie wysyłki i niedostępny ERP. Pierwsza wersja powinna obsłużyć uzgodniony proces wraz z jego najważniejszymi wyjątkami.

Planujesz katalog lub platformę zamówień? Zobacz ofertę e-commerce i B2B i opowiedz, jak dziś wygląda sprzedaż w Twojej firmie.