Automatyzacja dokumentów — od czego zacząć?

Wybierz jeden dokument i konkretny wynik

Zacznij od jednego typu dokumentu oraz listy informacji, które są rzeczywiście potrzebne dalej. Przykładowo może to być numer dokumentu, data, nazwa kontrahenta i wskazana kwota. Określ format wyniku, pola obowiązkowe i to, co system ma zrobić, gdy informacji brakuje.

Oddziel trzy zadania: odczytanie treści, zrozumienie jej znaczenia i wykonanie operacji w innym systemie. Poprawny odczyt tekstu nie potwierdza jeszcze, że kwota została przypisana do właściwego pola. Odczyt danych nie musi też automatycznie uruchamiać ich zapisu w księgowości czy ERP.

Sprawdź, czy AI jest potrzebne

Jeżeli źródło udostępnia uporządkowany eksport lub API, korzystanie z niego może być prostsze niż analizowanie obrazu dokumentu. Przy skanach potrzebne może być rozpoznawanie tekstu. Przy zmiennych opisach i układach można rozważyć model AI, ale jego przydatność trzeba ocenić na własnych materiałach.

Nie zakładaj, że narzędzie poprawnie rozpozna brak danych. Wymagaj możliwości oznaczenia pola jako nieodczytanego albo niejednoznacznego, zamiast uzupełniania go domysłem.

Przygotuj próbkę, która nie składa się wyłącznie z łatwych plików

Zbierz dokumenty typowe i trudniejsze: różne układy, słabą jakość, wiele stron, duplikaty i brakujące informacje. Przed udostępnieniem ustal, jakie dane mogą trafić do wybranego narzędzia, kto ma do nich dostęp oraz jak długo będą przechowywane. Na etapie wstępnej próby można wykorzystać bezpiecznie przygotowane materiały testowe.

Część plików wykorzystaj do dopracowania rozwiązania, a część pozostaw do końcowego sprawdzenia. Inaczej łatwo uzyskać dobry wynik wyłącznie na przykładach, na których wcześniej poprawiano system.

Mierz błędy, a nie tylko udane odczyty

Dla każdego ważnego pola porównaj wynik z poprawną odpowiedzią. Zapisuj pominięcia, błędne wartości i przypadki wymagające ręcznej decyzji. Inny koszt ma literówka w opisie, a inny nieprawidłowy numer rachunku lub kwota.

Określ, które wyniki człowiek zatwierdza zawsze, a które mogą przejść automatycznie po sprawdzeniu reguł. Uwzględnij też niedostępność usługi i powtórne przetworzenie tego samego pliku. Proces powinien dać się zatrzymać i kontynuować ręcznie.

Policz pracę po wdrożeniu

Porównaj dotychczasowy czas obsługi z czasem sprawdzania wyników, poprawiania błędów i wyjaśniania wyjątków. Dodaj koszty narzędzi, integracji i utrzymania. Jeśli odczyt jest szybki, ale pracownik musi od początku kontrolować każde pole, oszczędność może być niewielka.

Wynikiem pilotażu może być wdrożenie, zmiana narzędzia albo decyzja, że obecnie lepiej uporządkować dane u źródła. W Webmode rozwijamy automatyzacje i praktyczne zastosowania AI. Pierwszy krok to wybór procesu, na którym da się uczciwie sprawdzić sens rozwiązania.